Aspetti da non tralasciare mai in un evento

Un evento aziendale solitamente si organizza per un fine ben preciso, anche ciò che può essere visto solo come ludico ha sempre un suo “scopo”.

In un evento aziendale per ottenere una comunicazione di impatto, che raggiunga subito il cliente, è necessario che chi organizza l’evento si coordini con chi segue e si occupa dell’intrattenimento.

Troppo spesso infatti ci si concentra su molti aspetti dell’evento come ad esempio tutta la serie di operazioni di marketing da compiere prima dello svolgersi dello stesso, tralasciando però altrettanti aspetti essenziali per la sua buona riuscita: l’intrattenimento e l’animazione che lo può accompagnare.

Il sapore all’evento lo dà l’intrattenimento

Ci piace pensare all’evento come ad una ricetta. Se fai un piatto perfetto e bellissimo da vedere, servito con il miglior set da tavola, ma ahimè ti dimentichi di mettere il sale, otterrai un gusto “insipido” ed avrai rovinato letteralmente la tua ricetta. Lo stesso sarebbe successo se ne avessi messo troppo poco o addirittura troppo visto che il risultato finale non sarebbe stato comunque dei migliori.

Lo stessa identica cosa accade in un evento: senza dosare bene gli ingredienti più importanti, o peggio ancora dimenticandosene, tutte le nostre aspettative e l’obiettivo iniziale che ci eravamo posti, svaniranno in men che non si dica, lasciando un bel po’ di…amaro in bocca.

Perché non sfruttare al meglio tutti gli ingredienti per ottenere un effetto wow?

Quante volte tornando da un evento ci siamo detti: “l’organizzazione avrebbe potuto essere migliore..” oppure “Che peccato, bastava poco per fare una figura migliore di questa!”

La maggior parte delle volte, ciò avviene quando non si dà abbastanza importanza all’intrattenimento, credendo sia qualcosa a cui pensare soltanto alla fine del piano, quando ormai il budget è risicato o addirittura nullo.

Ma in realtà quello che c’è da sapere è che l’intrattenimento è il focus del nostro evento.

Prova a metterti dalla parte del tu* cliente e immagina di ricevere un invito ad un’inaugurazione o ad una cena aziendale: cos’è che ti interesserebbe di più?

Il primo pensiero potrebbe essere quello di mangiare e di farlo gratuitamente! Certo ci sta, ma un secondo dopo il tuo pensiero si sposterebbe su: “ma chi ci sarà?”; “La serata non sarà troppo noiosa?..”. Si perché nell’eventualità lo fosse, la tua testa sta già elaborando una scusa per dartela a gambe levate il prima possibile!

E’ per caso così?! 😉

La chiave del successo di un evento è proprio la sua progettazione.

L’utilizzo calibrato del giusto mix di ingredienti farà sì che il/la nostr*cliente non starà né a bocca asciutta né tanto meno con l’amaro in bocca.

Un evento aziendale che funziona fornirà all’azienda tutti gli strumenti necessari per poter agganciare il potenziale cliente e iniziare insieme una collaborazione fruttuosa. In fondo il detto di fargli avere il tuo miglior biglietto da visita non può cadere più a fagiolo e l’evento che deciderai di realizzare dovrà avere tutte le carte in regola per far sì che questo possa accadere.

Se poi ti soffermi a pensare che portare fuori a cena i tuoi dipendenti prima delle vacanze estive rappresenta comunque un costo per la tua azienda, ti auspicheresti almeno di non vederli fuggire a metà serata o di essere cert* di vederli all’appuntamento.

Vogliamo pensare invece che se i dipendenti a quella cena si divertiranno, l’anno seguente esclameranno: “Chissà cosa organizzerà per noi l’azienda quest’anno!”

Non trovi che il clima che tu e il tuo team sarete riusciti a creare anche solo durante un singolo evento possa far nascere quel giusto spirito di squadra che permetterà di vivere meglio l’ambiente di lavoro e migliorare così la produttività aziendale?..

Quali sono le domande da porsi agli albori di un evento?

–  Che tipo di evento voglio organizzare? Inaugurazione, presentazione di una nuova linea, promozione di un nuovo prodotto, cena aziendale, evento culturale, evento sociale..

–  Qual è l’obiettivo del mio evento? Branding, acquisizione di nuovi clienti, chiusura di contratti importanti, rafforzamento dello spirito di gruppo tramite il team building..

–  Quali sono i risultati tangibili che voglio raggiungere? Raccogliere contatti, conoscere il mio cliente, colpire il mio cliente..

Le risposte a queste domande permetteranno di ideare un intrattenimento che sia adatto al tuo tipo di evento aziendale e al suo scopo. Non solo, un intrattenimento che risponda alle esigenze del tuo cliente o del potenziale target di riferimento, attraverso una progettazione personalizzata fin dalle prime fasi di realizzazione dell’evento.

L’errore più comune? Quello di scegliere frettolosamente una figura di intrattenimento inadatta per uno specifico momento dell’evento. Come non sceglierai di preparare ai tuoi ospiti un pasto caldo e pesante per il tuo apericena estivo, non fare l’errore di scegliere un trampoliere che intrattenga durante una serata di gala. Il trampoliere potrà attirare l’attenzione di cui hai bisogno all’interno di un centro commerciale o al massimo può essere indicato ad accogliere i tuoi ospiti all’ingresso!

Per un evento vincente, non dimentichiamoci che l’intrattenimento deve essere fin da subito parte integrante della sua creazione.